De afgelopen weken sprak ik veel mensen over veranderen in zorgorganisaties. Vaak ging het over zelfsturing en Rijnlands organiseren. In organisaties wordt hard gewerkt om vakmensen meer ruimte te geven. Dat doen we niet zomaar. Vakmensen hebben ruimte nodig omdat hun werk vaak complex is, of maatwerk. Ze hebben ruimte nodig om snel en flexibel te kunnen reageren op wensen van de cliënt. Vakmensen moeten ruimte hebben omdat goede zorg organiseren van een afstand niet goed mogelijk is en leidt tot te veel standaarden en protocollen. En ze hebben ruimte nodig omdat ze zich dan kunnen en moeten ontwikkelen, met ál hun kwaliteiten.
In die gesprekken hoorde ik soms ook teleurstelling doorklinken. De bevlogenheid en de wil om met zelfsturing de zorg beter te maken lijkt hier en daar weer weg te ebben. Vandaag mailde een collega-adviseur me met de mededeling dat hij zich weer op een volgende verandergolf gaat richten. Wat is er aan de hand?
Het valt tegen!
Je bereikt deze nieuwe manier van samenwerken niet in een half jaartje. Het kost tijd, en vraagt een enorme inspanning van medewerkers, managers en bestuurders. Iedereen moet opnieuw leren denken, kijken en doen. Veel van het “oude” lijkt niet meer te passen, en het “nieuwe” is nog onduidelijk en onzeker. Je bent er niet door management te schrappen en teams te benoemen. Je moet hard aan het werk met elkaar om voor teams en medewerkers de juiste voorwaarden te creëren.
Het is een geloof!
Soms is het enthousiasme zo groot dat zelfsturing het panacee voor alles wordt, en een soort nieuw geloof, waar je ook niet meer kritisch over mag zijn. Een voorbeeld daarvan vind ik het plannen en roosteren van het werk. Teams móéten vaak hun eigen planning doen. Maar draagt die planning zelf doen altijd bij aan kwaliteit van zorg en werk? Of kan een planner die buiten het team staat en zich echt ten dienste van het team stelt dat ook? En, omdat het haar vak is, sneller en flexibeler? Zo wordt zelfsturing een protocol op zich.
Het gaat niet goed!
Meer verantwoordelijkheid bij medewerkers is een belangrijk onderdeel van zelfsturing. Maar er zijn teams die het eigen belang voor laten gaan op het belang van cliënten. En het ziekteverzuim stijgt in veel organisaties en wil maar niet omlaag. Medewerkers willen de verantwoordelijkheid voor de organisatie van hun werk lang niet altijd. Of ze moeten nog erg veel leren om hun nieuwe taken ook goed te doen. We nemen te weinig tijd om het met elkaar te hebben over wat vakmanschap is, en over de verwachtingen die we daarbij hebben. En over wat je dan moet kunnen.
Het is toch een blauwdruk aan het worden!
Om de problemen op te lossen worden er soms toch weer voorschriften, procedures en protocollen gemaakt. Als het gaat om medicatiebeleid en risicovolle handelingen ben ik daar een groot voorstander van. Piloten gaan ook de lucht niet in zonder hun checklist af te werken. Maar teams verplichten tot een maandelijkse feedbacksessie of dikke mappen waarin omschreven is hoe teamleden hun teamrol moeten vervullen? Lijkt me niet zo’n goed idee.
De verzorgenden zitten niet aan het bed maar achter de computer!
De financiële problemen in zorgorganisaties zijn soms opgelost door management en ondersteunende diensten weg te bezuinigen. Maar als wel het werk dat deze mensen deden verschuift naar teams, als er niet gekeken is hoe het werk simpeler en slimmer kan, als er niet met cliënten en hun netwerk gesproken wordt over zelfredzaamheid en eigen regie, als teams geen extra uren hebben gekregen zodat zij regel-, overleg- en denktijd hebben, dan gaat zelfsturing ten koste van de tijd die beschikbaar is voor cliënten.
Volhouden?
“In welke reorganisatie werk jij?” schreef Jaap Peters. Wat we geleerd hebben in organisaties is om de boel flink op te schudden als het niet goed gaat. Dat gevaar ligt nu op de loer. Het valt tegen, dus we gaan het weer helemaal anders doen! Ik pleit er voor om dat niet te doen. Het bouwwerk, de organisatiestructuur waarin we zelfsturing hebben gegoten, is misschien wel klaar, maar op veel plekken is het cement nog nat. Laten we eerst kijken wát er niet goed is, en waarom, en naar wat je er al aan gedaan hebt, en wat je er aan zou kunnen doen. En laten we dat doen mét de vakmensen. Zodat zij mee kunnen denken en mee kunnen leren.
En laten we proberen om problemen niet te veralgemeniseren en groot te maken. Gedraagt een medewerker zich onverantwoordelijk? Ga dan met die medewerker in gesprek, en maak een plan om het op te lossen. Is iedereen moe of verward? Schep dan rust en helderheid. Bijvoorbeeld door te kijken naar wat wel goed gaat, en door daar van te genieten en van te leren. Is het werk nog te ingewikkeld of onvoldoende georganiseerd? Besteed dan aandacht aan het afschaffen van regels en protocollen, het versimpelen van processen en leer teams hoe ze zelf hun eigen werk kunnen analyseren en verbeteren. Zijn er nog steeds financiële problemen? Kijk dan eens goed waar die zich voordoen en los ze daar ook op. En durf daarbij creatief te zijn én stevige beslissingen te nemen. Is er een verlangen naar vroeger? Onderzoek dan wat verloren is en werkelijk gemist wordt, en haal dit terug.
Zelfsturing is geen doel op zich en geen wondermiddel. Het gaat om ruimte voor vakmanschap en kwaliteit van zorg, hulp en leven voor de cliënt. En voelen we de drang om het roer toch weer om te gooien, laten we ons dan eerst afvragen wat de cliënt daar aan heeft.
Fijn deze aandacht voor het geloof in zelfsturing: Vakmanschap, Vertrouwen en Verbinding zoeken. Duurzaam veranderen is een slow change en geen snelle hype volgen. en zelfsturing is geen doel op zich maar een manier om samen te doen wat echt belangrijk is!
Wat zou het mooi zijn als we het niet meer hebben over zelfsturing , maar over het vakmanschap , vertrouwen en verbinden en vandaar werken aan de zorg voor clienten die eigen regie hebben, houden of opnieuw krijgen . En als zelfsturen daar toe bijdraagt dan is dat prima. Laten we voorkomen dat zelfsturing van Rijnlands verdraait naar systeemdenken.
Dag Annerieke, dat ben ik helemaal met je eens. Goede zorg, kwaliteit van leven en vakmanschap staan centraal
De jongens en meisjes van adviesbureau McKinsey hebben ooit al eens geconstateerd dat je voor het succesvol doorvoeren van een cultuurverandering zo’n 5-7 jaar nodig hebt, want dat betekent dat mensen moeten veranderen en dat kost tijd. Tomatenplanten kun je ook niet uit de grond trekken.
Dag Ed, een echte verandering kost tijd, dat ben ik helemaal met je eens. Zelf plak ik er nooit een einddatum aan. De tijd die nodig is, dat is de tijd die nodig is. Ik denk ook dat “cultuur” nooit klaar is, cultuur blijft zich ontwikkelen. En je kunt je afvragen of je cultuur bewust een bepaalde kant op kunt sturen. Veel van wat we cultuur noemen gebeurt in de onderstroom, in de wandelgangen, in het nietformele. Het is maar gedeeltelijk bewust te beïnvloeden. Veranderen waarbij mensen móéten, dat is meestal ook niet zo’n fijne verandering. Je kunt ook veranderen wat mensen wíllen. En last but not least: ik vind ze bij McKinsey wel een beetje pessimistisch !
Vakmanschap is meesterschap een mooie slogan die in de zorgsector nog al eens wordt weggemoffeld. Ik ben een groot voorstander om de regie zoveel als mogelijk bij de client te leggen. Bij de afhankelijkheid van een zorgsysteem komen vervolgens het directe netwerk, vrijwilligers, mantelzorgers en professionals aanbod. Zij zullen vooral vanuit een zelf organiserend kader de primaire taken moet gaan uitvoeren in het belang van de behoefte van de client. Dat is niet zomaar gebeurd en de organisaties in met name de non-profit zijn niet als zodanig ingericht. Dat kost dus inderdaad tijd. De cultuuromslag is daarbij noodzakelijk en de wijze waarop is afhankelijk van de wil van de actoren die er mee van doen hebben. Dit faciliteren, ondersteunen, supporten, sturen is een grote uitdaging voor het management, voor veranderaars en kandelaars. Ook dat heeft tijd nodig. Er bestaat een natuurlijk neiging om in control te willen zijn om uiteindelijk weer te gaan beheersen op harde indicatoren, cijfers, geld etc. Ook dat zal in balans moeten zijn om bestaansrecht te behouden. Zelfsturing geeft wel een mate van eigen verantwoordelijkheid om talenten optimaal te benutten en om meesterschap te tonen. Geef het in ieder geval de ruimte en laat uiteindelijk de client bepalen wat de waarde is.