foto van Marcin Krawczyk via freeimages.com

Vroeger, zeg maar toen we nog geen internet hadden, hadden we gelukkig wel de “hark”, in organisaties. De hark vertelde wie aan wie rapporteerde, en gaf globaal aan wie waarover ging. In de hark vonden ook de informatiestromen plaats: boven zorgde dat bepaalde informatie naar beneden ging via de harkstructuur. En als het goed was ging dat andersom ook zo. En tenslotte verliep ook de besluitvorming vaak via de hark. Problemen beneden werden meegenomen naar boven, daar werd er over nagedacht en een besluit genomen en dat werd dan weer naar beneden toe geïmplementeerd.

Informatie en besluitvorming

Dit is natuurlijk een simplificatie van hoe organiseren en samenwerken werkt. En het is ook nog eens zo dat deze manier van organiseren soms best prima werkte. Maar niet altijd. Het goede nieuws is: het hoeft niet meer zo. Informatie is tegenwoordig met één druk op de knop verzonden naar de hele wereld. En informatie is met nog wat meer drukken op knoppen ook prima te vinden, als je dat in je organisatie een beetje goed inricht. Besluitvorming vindt steeds meer plaats door professionals in het dagelijks handelen, met elkaar en in zelforganiserende teams. Dat scheelt een hoop omhoog en weer omlaag gecommuniceer in de hark. Die er vaak ook niet meer is omdat hele managementlagen zijn verdwenen.

Spin in het web

Vroeger waren managers en coördinatoren vaak een soort spin in het web. Bij hen kwam informatie samen, en zij organiseerden het bij elkaar komen van medewerkers. Als er minder of geen managers meer zijn, dan vervalt vaak ook dat samenkomen van mensen en informatie. Om dit op te lossen hanteer ik de knooppuntentheorie.

Knooppunt

Een knooppunt is een mens, plek of moment waar informatie samenkomt, om er vervolgens iets mee te doen. Een coördinator is een knooppunt, een vergadering ook. Een WhatsApp groep en een verbeterbord zijn ook knooppunten. Elke organisatie heeft knooppunten nodig, en als je de hark inkort of afschaft moet je kritisch kijken welke alternatieven je nodig hebt als knooppunten.

Voorbeeld

Een veel voorkomend voorbeeld is het wegvallen van een locatiemanager in zorgorganisaties. Er is dan geen mens meer die knooppunt is, maar er zijn wel locatie-thema’s: de inrichting van de hal, het elkaar onderling helpen van zorgteams als er een zieke is, de viering van belangrijke momenten in de locatie, de onderlinge afstemming met de medewerkers van welzijn, zorg en facilitaire dienst, of het overleg met de bewoners/de cliëntenraad. Een gezamenlijk ontmoetingsmoment, waarvan iedereen weet wanneer dat is, bijvoorbeeld met een verbeterbordsessie, kan dan het nieuwe knooppunt worden.

Mens, moment of plek

Een mens kan ook een knooppunt zijn, maar er is een interessant verschil met de manager als knooppunt. Daar waar de manager vaak ook een beslissingsbevoegdheid heeft, heeft een knooppunt dat niet. Het knooppunt knoopt wel aan elkaar, maar gaat er niet over. De verantwoordelijkheid blijft gedeeld, het eigenaarschap waar het hoort. Het is genuanceerd, want een groep mensen die bij een verbeterbordsessie met elkaar afspraken maakt om zaken op te lossen zou heel goed wel beslissingsbevoegdheid kunnen hebben. Als maar de juiste mensen bij elkaar zijn, zij die er verstand van hebben, last van hebben of over oplossingen beschikken. En als zij zich maar afvragen óf zij de juiste mensen zijn, of dat er nog even overlegd moet worden met anderen.

Basisregels voor knooppunten

Bij zo’n moment of plek dat als knooppunt fungeert gelden dus wat basisregels:

  • De juiste mensen moeten betrokken zijn voor een juist besluit
  • We praten niet over maar met betrokkenen
  • We zijn transparant in wat we bespreken en met wie, dat publiceren we ook
  • Anderen kunnen aanschuiven, ze weten wanneer en waar wij samenkomen en kunnen zelf beslissen of zij ook toegevoegde waarde kunnen hebben
  • We vragen ons bij elk samenkomen af: wie moet weten wat wij nu weten, en wat moeten wij weten om goede zaken te doen.

Fysiek of digitaal

Het gekke is dat het vaak heel fijn werkt om een fysieke plek te hebben waar iets te zien is en waar je elkaar kunt ontmoeten, een wand of bord waar essentiële thema’s bij elkaar komen, en waar je met elkaar bij kunt staan om zaken te bespreken. Zo werken zorgteams vaak met een verbeterbord, of scrumteams met een scrumbord. Ik werkte ooit met een programmateam waar alle projectplanningen op een behangrol aan de muur werden bijgehouden. En ben je bang dat dat bijt met een digitale werkomgeving? Hoeft niet, maak een foto met je smartphone, interview elkaar kort na afloop van de bijeenkomst en zet dat op video op intranet. Maar niets moet, en er is van alles mogelijk. Elk knooppunt kan prima zelf bedenken welke werkvormen en hulpmiddelen zij willen gebruiken.

Vloeibaar organiseren

Een knooppunt moet nooit een verplichting zijn. Een knooppunt is een oplossing of hulpmiddel, en houdt het op dat te zijn, dan moet je er mee stoppen. Anders zitten we voor we het weten weer gevangen. Niet meer in de hark, maar toch vast. En dat hoeft niet. Van niemand.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.