Een artikel met deze naam werd voor het eerst gepubliceerd in Harvard Business Review in 1974. In 1999 verscheen een opgefriste versie, geschreven door William Oncken en Donald L. Wass. Het is een van de twee bestverkochte artikelen in het bestaan van Harvard Business Review. Het artikel is nogal traditioneel in de onderliggende opvattingen over hoe het hoort, met managers en medewerkers in organisaties. En dat is jammer, want de metafoor van het aapje is in de dagelijkse praktijk van samenwerken en goed omgaan met je tijd zo herkenbaar. Daarom herschreef ik het zodat managers/leidinggevenden in meer Rijnlandse organisaties het kunnen gebruiken.
Omgaan met je tijd
Eigenlijk heb je als leidinggevende twee soorten tijd:
Om goed met je tijd om te gaan moet je evenwicht zien te vinden in hoe je je tijd verdeelt. Dan is het handig om te begrijpen hoe anderen en jij zelf daar invloed op uitoefenen.
Waar is het aapje?
Stel je voor, je loopt door de gang en komt een medewerker tegen. De medewerker begroet je met: “Goedemorgen. Oh, trouwens, we hebben een probleem. Want weet je…” Je denkt: dit kan een probleem zijn waarvan ik weet hoe je het kan oplossen (a), of: hier weet ik niet voldoende van om het op te lossen (b). Je hebt haast, je was immers onderweg naar ergens anders, en dus zeg je: “Dank voor het doorgeven, ik moet verder, maar laat me er over nadenken en dan kom ik er op terug”.
Laten we analyseren wat er gebeurde. Vóór deze ontmoeting zat het aapje op de schouder van de medewerker. Maar nadien zit het aapje op jouw schouder. Het zou kunnen dat het aapje daar ook beter zit. En dan is het prima. Maar als het eigenaarschap eigenlijk bij die ander ligt, dan begint de collega-tijd, en die loopt pas af, als het aapje weer terug is bij de juiste eigenaar. Door de verantwoordelijkheid over te nemen heb je het aapje aangenomen, en beloofd er goed voor te zorgen.
Nog zo’n voorbeeld: een probleem komt op tafel in een gesprek, en je beëindigt het gesprek met de vraag of de medewerker dit even op de mail wil zetten. Het aapje zit nu op de schouder van de medewerker, maar is al klaar voor de sprong. Want de medewerker schrijft het mailtje, drukt op verzenden, en daar gaat het aapje, op weg naar jouw mailbox en jouw schouder.
Een laatste voorbeeld: er is een nieuw project in de organisatie, en een van de medewerkers gaat de kar trekken. Je biedt aan om even op papier te zetten wat je verwacht van de medewerker, en schrijft het op je “to do list”. Dan zit het aapje op jouw schouder. En de medewerker moet wachten, want zij heeft het aapje niet, en kan dus eigenlijk nog niets doen.
Op de verkeerde schouder
Het is niet helpend, als het aapje op de verkeerde schouder springt. Want oorspronkelijk is het meestal zo dat eigenlijk zowel de manager als de medewerker beseffen dat ze een gezamenlijk probleem hebben. En het probleem is, dat hoe meer aapjes je verzamelt op je schouder, hoe meer jij zelf het probleem wordt. Want door al die aapjes heb je te weinig collegatijd om alles op te lossen, maar ook te weinig eigen tijd. Iedereen heeft het gevoel dat ze op jou moeten wachten, en in plaats van de oplosser word je de bottleneck. En omdat je dat niet wilt zijn zit je voor je het weet toch ’s avonds nog je mail te doen, en in het weekend die klus waar je doordeweeks niet meer aan toekwam. Wat kan je hier aan doen? Ga samen met de mensen om je heen in de organisatie aan de slag. En help ze bij het verzorgen en voeden van hun eigen aapjes!
Dat doe je als volgt. Nodig de betreffende collega uit en zet het aapje tussen jullie in op tafel. Bedenk samen wat een goede eerste stap is. Voor sommige aapjes kost dat even tijd. Misschien moet er wat denkwerk plaatsvinden, of moeten er anderen bijgehaald worden om een slim plan te bedenken. Lukt dat niet ter plekke, dan blijft het aapje gewoon bij de oorspronkelijke eigenaar, aapjes slapen namelijk prima op elke schouder. En zolang de ander het aapje heeft kan jij kijken hoe je kan helpen. Maar zit het aapje bij jou, en heeft de ander geen probleem meer, dan kan jij ook niet helpen.
De boodschap is dus: “We zijn er nog niet uit, neem je aapje mee, praat er over met anderen, denk er over na, en roep mijn hulp in om samen na te denken, zo vaak je maar wil. Maar neem je aapje mee, het is van jou, jij kunt er voor zorgen, daar heb ik alle vertrouwen in”. En zo ondersteun je je collega’s, straal je vertrouwen en betrokkenheid uit, maar neem je niet over wat niet van jou is.
Dit is een management-paradox maar in de zorg net zo goed een medewerkerparadox: door te helpen help je niet (altijd). Niet in het zorgen voor clienten, en ook niet in het zorgen voor elkaar. Meedenken, suggesties doen, duidelijk vertellen wat je goed lijkt en aangeven wat jij denkt dat misschien nog wat aandacht vraagt, dat is allemaal ok. Maar het eigenaarschap overnemen niet. Je haalt iets weg, en daarmee ontneem je de ander ook iets. Het zou best kunnen dat een medewerker daardoor met minder plezier, verantwoordelijkheid, zelfstandigheid, vertrouwen en mogelijkheden om te leren verder gaat. En hoe meer je daar van kwijt raakt, hoe armer je werk wordt.
De kunst van het verzorgen en voeden van aapjes
Er zijn wat ‘regels’ die helpen:
Lees je graag het originele artikel? Kijk dan hier voor de versie uit 1999.
Ben ik aan het rondsurfen (eh, professionele interesse heet dat) naar zelfsturende teams, kom ik opeens zo’n pareltje van een artikel tegen. Prachtig neergezet, ik vind ‘m mooi, verhelderend en inspirerend!
Vraagje; In mijn praktijk hebben aapjes de neiging om opeens voor de dag te springen. Als de schouders van coachee bezwijken onder hele apenstammen of waarvan coachee zich realiseert dat die ene maar eens wat minder gevoed moet worden … Jouw verhaal wil ik graag meenemen, mag dat?
Natuurlijk mag dat, dank voor je leuke reactie!