foto flickr, by Eric Kilby, https://flic.kr/p/e3RcDX

Een artikel met deze naam werd voor het eerst gepubliceerd in Harvard Business Review in 1974. In 1999 verscheen een opgefriste versie, geschreven door William Oncken en Donald L. Wass. Het is een van de twee bestverkochte artikelen in het bestaan van Harvard Business Review. Het artikel is nogal traditioneel in de onderliggende opvattingen over hoe het hoort, met managers en medewerkers in organisaties. En dat is jammer, want de metafoor van het aapje is in de dagelijkse praktijk van samenwerken en goed omgaan met je tijd zo herkenbaar. Daarom herschreef ik het zodat managers/leidinggevenden in meer Rijnlandse organisaties het kunnen gebruiken.

Omgaan met je tijd

Eigenlijk heb je als leidinggevende twee soorten tijd:

  • Collega-tijd, nodig voor de vragen die anderen aan jou stellen
  • Eigen tijd, tijd die je nodig hebt om je eigen taken goed te kunnen voorbereiden, uitvoeren en evalueren.
  • Om goed met je tijd om te gaan moet je evenwicht zien te vinden in hoe je je tijd verdeelt. Dan is het handig om te begrijpen hoe anderen en jij zelf daar invloed op uitoefenen.

    Waar is het aapje?

    Stel je voor, je loopt door de gang en komt een medewerker tegen. De medewerker begroet je met: “Goedemorgen. Oh, trouwens, we hebben een probleem. Want weet je…” Je denkt: dit kan een probleem zijn waarvan ik weet hoe je het kan oplossen (a), of: hier weet ik niet voldoende van om het op te lossen (b). Je hebt haast, je was immers onderweg naar ergens anders, en dus zeg je: “Dank voor het doorgeven, ik moet verder, maar laat me er over nadenken en dan kom ik er op terug”.

    Laten we analyseren wat er gebeurde. Vóór deze ontmoeting zat het aapje op de schouder van de medewerker. Maar nadien zit het aapje op jouw schouder. Het zou kunnen dat het aapje daar ook beter zit. En dan is het prima. Maar als het eigenaarschap eigenlijk bij die ander ligt, dan begint de collega-tijd, en die loopt pas af, als het aapje weer terug is bij de juiste  eigenaar. Door de verantwoordelijkheid over te nemen heb je het aapje aangenomen, en beloofd er goed voor te zorgen.

    Nog zo’n voorbeeld: een probleem komt op tafel in een gesprek, en je beëindigt het gesprek met de vraag of de medewerker dit even op de mail wil zetten. Het aapje zit nu op de schouder van de medewerker, maar is al klaar voor de sprong. Want de medewerker schrijft het mailtje, drukt op verzenden, en daar gaat het aapje, op weg naar jouw mailbox en jouw schouder.

    Een laatste voorbeeld: er is een nieuw project in de organisatie, en een van de medewerkers gaat de kar trekken. Je biedt aan om even op papier te zetten wat je verwacht van de medewerker, en schrijft het op je “to do list”. Dan zit het aapje op jouw schouder. En de medewerker moet wachten, want zij heeft het aapje niet, en kan dus eigenlijk nog niets doen.

    Op de verkeerde schouder

    Het is niet helpend, als het aapje op de verkeerde schouder springt. Want oorspronkelijk is het meestal zo dat eigenlijk zowel de manager als de medewerker beseffen dat ze een gezamenlijk probleem hebben. En het probleem is, dat hoe meer aapjes je verzamelt op je schouder, hoe meer jij zelf het probleem wordt. Want door al die aapjes heb je te weinig collegatijd om alles op te lossen, maar ook te weinig eigen tijd. Iedereen heeft het gevoel dat ze op jou moeten wachten, en in plaats van de oplosser word je de bottleneck. En omdat je dat niet wilt zijn zit je voor je het weet toch ’s avonds nog je mail te doen, en in het weekend die klus waar je doordeweeks niet meer aan toekwam. Wat kan je hier aan doen? Ga samen met de mensen om je heen in de organisatie aan de slag. En help ze bij het verzorgen en voeden van hun eigen aapjes!

    Dat doe je als volgt. Nodig de betreffende collega uit en zet het aapje tussen jullie in op tafel. Bedenk samen wat een goede eerste stap is. Voor sommige aapjes kost dat even tijd. Misschien moet er wat denkwerk plaatsvinden, of moeten er anderen bijgehaald worden om een slim plan te bedenken. Lukt dat niet ter plekke, dan blijft het aapje gewoon bij de oorspronkelijke eigenaar, aapjes slapen namelijk prima op elke schouder. En zolang de ander het aapje heeft kan jij kijken hoe je kan helpen. Maar zit het aapje bij jou, en heeft de ander geen probleem meer, dan kan jij ook niet helpen.

    De boodschap is dus: “We zijn er nog niet uit, neem je aapje mee, praat er over met anderen, denk er over na, en roep mijn hulp in om samen na te denken, zo vaak je maar wil. Maar neem je aapje mee, het is van jou, jij kunt er voor zorgen, daar heb ik alle vertrouwen in”. En zo ondersteun je je collega’s, straal je vertrouwen en betrokkenheid uit, maar neem je niet over wat niet van jou is.

    Dit is een management-paradox maar in de zorg net zo goed een medewerkerparadox: door te helpen help je niet (altijd). Niet in het zorgen voor clienten, en ook niet in het zorgen voor elkaar. Meedenken, suggesties doen, duidelijk vertellen wat je goed lijkt en aangeven wat jij denkt dat misschien nog wat aandacht vraagt, dat is allemaal ok. Maar het eigenaarschap overnemen niet. Je haalt iets weg, en daarmee ontneem je de ander ook iets. Het zou best kunnen dat een medewerker daardoor met minder plezier, verantwoordelijkheid, zelfstandigheid, vertrouwen en mogelijkheden om te leren verder gaat. En hoe meer je daar van kwijt raakt, hoe armer je werk wordt.

    De kunst van het verzorgen en voeden van aapjes

    Er zijn wat ‘regels’ die helpen:

  • Aapjes moeten worden gevoed of doodgeschoten. Dat klinkt cru, maar anders zullen ze een langzame hongerdood sterven, en het kost veel tijd om goed afscheid van ze te nemen of om ze weer tot leven te wekken.
  • Je moet voldoende tijd hebben voor je aapjes. De aapjespopulatie moet daarom beperkt blijven. En neemt een individueel aapje veel tijd in beslag, vraag je dan af of je het slim genoeg georganiseerd hebt, en of jij de juiste persoon bent om het aapje (alleen) op de schouder te hebben.
  • Als je aapjes voedt, doe dat dan met de juiste mensen. Dat scheelt tijd en levert meer energie op.
  • Aapjes voed je niet door over eten te praten. Let er maar eens op, hoe vaak je over oplossingen praat, maar geen besluiten neemt of afspraken maakt. Of je praat over wat er in een plan moet, maar in die zelfde tijd had je het ook met elkaar kunnen schrijven. Als je bij elkaar zit, word dan concreet, onderneem, ga in actie, doe aan co- creatie.
  • Aapjes voed je niet per mail. Afspraken en oplossingen documenteren is wel handig, maar aapjes eten geen documenten. En via de mail neigen aapjes er naar om op de schouder van iemand anders te springen, of ze springen mis en eindigen eenzaam en verwaarloosd in een hoekje. Dus: zoek elkaar op, ga in gesprek.
  • Elke aap heeft enige structuur nodig: verdeel wie wat doet, wie waar over gaat en spreek af wanneer zaken geregeld zijn. Als het eten steeds niet lekker is of te laat komt gaat het niet goed met het aapje.
  • Voor veel aapjes is het belangrijk dat iedereen weet op wiens schhouders ze zitten. Want denken dat het aapje al gevoed is, terwijl niemand het eten geeft, dat is niet handig. En obese aapjes, die door jan en alleman gevoed worden, dat is ook niet gezond.
  • Lees je graag het originele artikel? Kijk dan hier voor de versie uit 1999.

    2 Reacties op Who’s got the monkey?

    1. Miranda schreef:

      Ben ik aan het rondsurfen (eh, professionele interesse heet dat) naar zelfsturende teams, kom ik opeens zo’n pareltje van een artikel tegen. Prachtig neergezet, ik vind ‘m mooi, verhelderend en inspirerend!

      Vraagje; In mijn praktijk hebben aapjes de neiging om opeens voor de dag te springen. Als de schouders van coachee bezwijken onder hele apenstammen of waarvan coachee zich realiseert dat die ene maar eens wat minder gevoed moet worden … Jouw verhaal wil ik graag meenemen, mag dat?

    Geef een reactie

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

    Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe jouw reactie gegevens worden verwerkt.