loesje

Teams in de verzorging en verpleging zorgen voor kwetsbare mensen. Mooi, belangrijk en soms ingewikkeld werk. En hard werken, want de financiën staan onder druk. En samen-werken met de cliënten, familie en vrijwilligers, dat is nog niet overal goed ontwikkeld.

De cliënt kan het niet zelf

Overleg en afstemming is belangrijk in zorgteams. Met cliënten, zodat zij regie houden over hun leven. Maar veel cliënten kunnen (tijdelijk) niet zelf die regie voeren. Bijvoorbeeld omdat ze te ziek zijn, of omdat ze zelf geen medisch deskundige zijn, of omdat ze niet goed genoeg kunnen denken om dat te doen. En voor deze cliënten is het nog belangrijker dat teams goed overleggen en afstemmen.

Organisatie

Overleg en afstemming is ook belangrijk omdat teams het werk goed moeten regelen en organiseren. Voor mensen die van 9 tot 5 werken is het soms al een hele uitdaging om goed te communiceren. En voor mensen in de zorg, die in diensten werken en elkaar soms maar even treffen, is dat nog veel lastiger.

Complexe zorg

En tenslotte is overleg en afstemming ook belangrijk omdat het werk ingewikkeld is. Daardoor is het niet altijd duidelijk wat ‘het goede doen’ is, of hoe je iets ‘goed doet’. Samen overleggen over wat goede zorg is, leren van wat fout ging, ontwikkelen wat beter moet, dat is belangrijk, in complexe zorgsituaties.

Regel het praten: tips voor teams

Overleg en afstemming tijdens en over het werk, dat zou vanzelfsprekend moeten zijn. Maar dat is het niet altijd. Als team kan je een aantal dingen doen om goed met elkaar te overleggen. Deze tips kunnen daarbij helpen:

  • Organiseer cliëntbesprekingen (en nodig daarbij alle betrokken zorgprofessionals uit, en als dat kan ook de cliënt en diens familie);
  • Organiseer werkoverleg voor regelzaken;
  • Doe bij een dienstwissel een ‘slimme’ overdracht, spreek af wat in het cliëntdossier komt en wat iedereen moet lezen bij aanvang van zijn dienst, en spreek af wat je in de overdracht met elkaar uitwisselt. Maak eventueel zelf als team een checklistje voor de overdracht dat voor jullie prettig werkt;
  • Werk je met meer mensen tegelijk in een dienst, hou dan een paar keer per dag een “thermometermomentje”: wat loopt lekker, wat niet, en wat kunnen we daar aan doen?
  • Gebruik het praten goed: als je je tijd zo veel mogelijk besteden wilt aan de cliënt, wees dan zuinig op de tijd die je gebruikt om met elkaar af te stemmen: praat over belangrijke zaken, en geniet er ook even van als je daar de tijd voor neemt;
  • Zorg dat je tijdens overleggen niet gestoord wordt en regel dus vervanging voor de cliënten;
  • Schrijf afspraken over cliënten zoveel mogelijk in het cliëntdossier, dan heb je alle informatie op één plek;
  • Schrijf ook alle andere afspraken zo kort en helder mogelijk op: WAT spreken we af, WIE doet het en WANNEER begint het of is het klaar. En zorg dat iedereen ze krijgt;
  • Overweeg om over te dragen bij de cliënt: dan kan die ook meepraten;
  • Vooral op afdelingen die niet kleinschalig werken: zorg dat een cliënt door een zo klein mogelijke groep medewerkers wordt verzorgd, dan gaat afstemmen makkelijker en sneller;
  • Zorg dat de goede mensen bij een overleg zijn. Als het gaat om teamzaken, dan moet iedereen er bij zijn. Gaat het over een cliënt, dan moet iedereen die betrokken is bij de cliënt er bij zijn. Kan dat echt niet, zorg dan dat iedereen voor aanvang van het overleg mee kan denken over de agendapunten, en zorg dat iedereen na afloop van het overleg heel goed geïnformeerd wordt;
  • Plan je overleggen, zodat iedereen er rekening mee kan houden. En plan de overleggen op de goede momenten: niet op de drukke momenten van de dag, niet als je ook een opname of ontslag hebt, niet als er ook al een ander overleg in de agenda staat.

Praat over praten: wat er in de weg kan zitten bij goed overleggen en afstemmen

Als het overleggen in een team niet lekker gaat, dan is er soms nog wat anders aan de hand. En dan is het goed om daar eerst over te praten. Wat geloven we eigenlijk, als het over overleggen gaat? In het onderstaande staat wat in veel teams gedacht wordt, en wat teams zouden kunnen doen om het op te lossen.

Overtuiging: Overleggen, dat doen we veel te veel. Het is tijd stelen van de cliënt, die krijgt dan minder aandacht

Of: We spreken af dat we alleen vergaderen en overleggen over belangrijke onderwerpen en we doen dat zo slim en kort mogelijk. En als we de agenda maken vragen we aan elkaar: wat hebben onze cliënten er aan als we dit punt bespreken.

Overtuiging: Vergaderen is saai

Of: We maken onze vergaderingen leuker: we doen ook een rondje “persoonlijke onderwerpen”, we combineren het met een lunch, we vragen soms een deskundige om over een belangrijk onderwerp iets te vertellen.

Overtuiging: Vergaderen is lastig

Of: We vragen een ervaren vergaderaar in ons team, onze manager of onze coach om ons een keer te trainen in goed (oplossingsgericht) vergaderen.

Overtuiging: We komen onze afspraken toch nooit na

Of: We maken nieuwe afspraken over besluitvorming, en voortaan bedenken we net zo lang oplossingen voor een probleem totdat iedereen het er mee eens kan zijn (besluitvorming in consensus). En we schrijven onze afspraken kort en goed op, zodat het voor iedereen duidelijk is wat er besloten is.

Overtuiging: We hebben een te krappe bezetting, vergaderen of overleggen is echt niet mogelijk

Of: We gaan als team op zoek naar tijd. Kunnen we met onze financiën misschien toch meer mensen inroosteren? Kunnen we dingen slimmer, anders of niet meer doen? Kunnen we cliënten die dat nog kunnen wat meer betrekken bij dagelijkse taakjes? Kunnen we mantelzorgers en vrijwilligers betrekken bij de zorg? Als we het over zulke onderwerpen hebben tijdens een overleg, dan wordt het er beter van.

Overtuiging: ik ga echt niet terugkomen voor de vergadering, ik werk al genoeg

Of: We bespreken de werkdruk met elkaar, en of iedereen nog wel tevreden is over hoe het gaat. Als iemand van ons boos, verdrietig of overwerkt is, dan is het misschien wel begrijpelijk dat ze niet wil komen, en moeten we daar eerst iets aan doen. En we vertellen elkaar hoe belangrijk we allemaal zijn voor de cliënten en voor het team, en dat het dus fijn is om er bij te zijn als we vergaderen.

Overtuiging: vergaderen, dat is niet míjn werk

Of: We hebben in het team een keer gepraat over wat er de afgelopen vijftien jaar eigenlijk allemaal veranderd is in de zorg en in ons werk. Niet alles daarvan vinden we leuk of goed. Maar ons werk goed doen, daar hebben we elkaar bij nodig. En de cliënt heeft ons nodig, en dat we het goed doen met elkaar. Dus als je het zo bekijkt, dan hoort overleggen en afstemmen er toch bij.

Praten is soms hard werken, en werken wordt beter door praten. En we kunnen het alleen maar leren door het te gaan doen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *